Privatlivspolitik for FDF Herning Nord

Senest opdateret den 30/5-2018

Denne privatlivspolitik (”Politik”) er gældende for samtlige af de oplysninger, som du giver til os, og/eller som vi indsamler om dig i et medlems- eller lederforhold, eller som bruger af vores tjenester, herunder ved færden på vores hjemmeside. I Politikken kan du læse mere om, hvilke oplysninger vi indsamler, hvordan vi håndterer dine oplysninger og hvor længe, vi opbevarer oplysninger om dig m.m. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Du bør læse denne politik og henvende dig til os, såfremt der er oplysninger i Politikken, som du ikke kan acceptere. På http://www.herningnord.dk vil du til enhver tid kunne finde den gældende version af privatlivspolitikken.

Den dataansvarlige organisation for behandling af dine personoplysninger er:

FDF Herning Nord

Vesteragervej 19

7400 Herning

CVR.: 34758639

Kontaktperson

Mads Ebbesen Schroll

Baunevej 3, 7400 Herning

40591942

bogholder@herningnord.dk

www.herningnord.dk

(Herefter kaldet ”kredsen”)

Behandling af personoplysninger

Afhængig af om du er medlem, leder, bidragsyder eller forælder hos os, eller måske blot bruger af vores hjemmeside, er vi forpligtede til at behandle dine personoplysninger i et sådant omfang, at vi dels kan give dig de ydelser, du efterspørger, og at vi dels kan leve op til de forpligtelser, vi har som FDF-kreds under landsforbundet Frivilligt Drenge- og Pige-Forbund, FDF og som modtager af Folkeoplysningstilskud fra kommunen mv. Dette gælder både ved håndtering af dit medlemskab, dine eventuelle bidrag – medmindre du vælger at bidrage anonymt – dine eventuelle køb af ydelser eller varer hos os.

Vi behandler følgende almindelige personoplysninger:

Oplysninger om medlemmer:

Almindelige personoplysninger: Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse samt forældres og andre nære pårørendes kontaktoplysninger.

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: I forbindelse med lejre og særlige aktiviteter vil der blive indsamlet helbredsoplysninger for at sikre, at lederne er klædt på til at håndtere astma, allergi eller andre sygdomme samt særlige kosthensyn, der kan have indvirkning på aktiviteten.

Oplysninger om ledere:

Almindelige personoplysninger: Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse. Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i kredsen og bankkontonummer.

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: CPR-nummer samt oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest.

Her indsamler vi oplysninger fra

De fleste oplysninger får vi fra dig, dine forældre eller værge.

Når der til ledere indhentes børneattest, kommer oplysningerne fra offentlige myndigheder.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Kredsens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt (f.eks. medlemskab) med dig
  • Behandling efter lovkrav
  • Behandling med samtykke

Formålene

Er du medlem hos os, anvender vi dine personoplysninger til at:

  • administrere dit medlemsskab, herunder kontingentopkrævning
  • planlægge, gennemføre og lave opfølgning på kredsens aktiviteter
  • opfylde lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
  • vise vores aktiviteter på Facebook (billeder)
  • administrere din relation til os

 

Er du leder hos os, anvender vi dine personoplysninger til at:

  • administrere dit medlemsskab, herunder kontingentopkrævning
  • administrere ledernes hverv og pligter i kredsen
  • udvikle kredsen gennem erfaringer og uddannelse, herunder kurser
  • opfylde lovkrav, herunder folkeoplysningsloven og regnskabsloven
  • udbetale udlæg, kørsel og lignende
  • indhente den obligatoriske børneattest
  • vise vores aktiviteter på Facebook (billeder)
  • offentliggøre kontaktinfo på hjemmesiden så medlemmerne kan melde afbud
  • administrere din relation til os

Er du aktiv forælder hos os, anvender vi dine personoplysninger til at:

  • Administrere dit eventuelle medlemskab af kredsbestyrelsen
  • planlægge og afvikle den lejr eller aktivitet, som du deltager i
  • indhente den obligatoriske børneattest
  • vise vores aktiviteter på Facebook (billeder)
  • administrere din relation til os

Vi behandler primært personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Udøvelse af de daglige aktiviteter og ture i kredsen
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til forældregeneralforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent
  • Afholdelse af sociale arrangementer eller andre aktiviteter
  • Brug af situationsbilleder taget i kredsen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i kredsen
  • Da kredsen hører under landsforbundet Frivilligt Drenge- og Pige-Forbund, FDF, sker der videregivelse af oplysninger om ledere til disse, for at ledere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud. Du kan finde landsforbundets privatlivspolitik på FDF.dk/privatlivspolitik
  • Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til Frivilligt Drenge- og Pige-Forbund, FDF, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med kurser og medlemsinformationer
  • Af praktiske og administrative hensyn, samt lovkrav fra myndigheder, opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
  • Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældre og andre nære pårørende
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Såfremt du med samtykke afgiver, eller har afgivet særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger) til os som eksempelvis helbredsoplysninger, så er grundlaget for vores behandling persondataforordningens artikel 9, stk. 2 (a). Behandlingen af dine oplysninger sker udelukkende, når du afgiver samtykke. Formålet er at sikre, at der kan tages hensyn til dit helbred. Oplysningerne der afgives, behandles udelukkende af nærmeste ledere og mad-ansvarlige. Et samtykke gælder udelukkende for den pågældende aktivitet (udflugt, lejrtur eller lignende), og oplysningerne vil umiddelbart efter aktivitetens afholdelse blive slettet. Et samtykke kan til enhver tid tilbagekaldes.

Cookies

På kredsens hjemmeside gøres der brug af ”cookies” til at indsamle webstatistik. En cookie er en lille tekstfil, der sendes fra vores server til din browser og lagres på din computers harddisk eller dit mobile device. Vi behandler ikke information om brugeradfærd, som indsamles via cookies på en måde, der kan forbinde brugeradfærden med bestemte personer. Du kan indstille din browser til at informere dig, når du modtager en cookie således, at du altid har mulighed for at tage stilling til, om du vil acceptere den. Du kan også vælge helt at slå funktionen fra. Hvis du gør det, så vil hjemmesiden dog ikke fungere optimalt. Cookierne indeholder ikke personoplysninger såsom oplysninger om din e-mailadresse, dit medlemsnummer eller andre personlige oplysninger udover, hvad der fremgår af nærværende Politik.

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med medlemsskabstegning af kredsen, sker der videregivelse af oplysninger om personoplysninger til Frivilligt Drenge- og Pige-Forbund, FDF.

I forbindelse med tilmelding til aktiviteter, lejre og kurser, sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og personoplysninger til Frivilligt Drenge- og Pige-Forbund, FDF.

I forbindelse med tilmelding til aktiviteter, lejre og kurser i netværks regi, sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og personoplysninger til netværket.

I forbindelse med tilmelding til aktiviteter, lejre og kurser i Landsdels regi, sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og personoplysninger til landsdelen.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere i relevant omfang til Frivilligt Drenge- og Pige-Forbund, FDF.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Alt efter om vi behandler dine personoplysninger som medlem eller leder, har vi forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder.

Medlemmer

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn, samt overholdelse af lovkrav overfor offentlige myndigheder, opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for din udmeldelse af kredsen

Ledere

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn, samt overholdelse af lovkrav overfor offentlige myndigheder, opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for din udmeldelse af kredsen
  • Bilag om refusion og kørselsgodtgørelse gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om

Vi opbevarer oplysninger på både medlemmer og ledere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Når vi behandler personoplysninger om dig, har du en række særlige rettigheder efter persondataforordningen:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse og sletning
  • Under særlige omstændigheder: Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse
  • Retten til tilbagekaldelse af samtykke, hvis behandlingen er baseret på samtykke

Du kan skrive til kredsens kontaktperson, for at gøre brug af én eller flere af ovenstående rettigheder. Kontaktpersonen er angivet øverst i dette dokument.

Hvis du anmoder om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til det danske datatilsyn: Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail: dt@datatilsynet.dk

Revidering af privatlivspolitikken

Kredsen er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse af personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne Politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Denne Politik kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer af Politikken vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret version af Politikken.